Cara Mengatasi Masalah Email di VPS

Sebelum ke langkah-langkah, saya adalah masih pemula dalam dunia manajemen server. Maka, alangkah Anda cari informasi dari sumber lain juga.

Singkat cerita, saya sebelumnya adalah pengguna control panel VestaCP, dan panel tersebut menjadi panel pertama yang saya gunakan.VestaCP cukup ringan pada server dengan spesifikasi 1 core CPU & 1GB RAM.

Namun karna banyak masalah yang tak bisa saya atasi, saya berencana untuk menggantinya, sebab belum mengerti sepenuhnya seluk-beluk tentang server. Selain itu VestaCP sudah tidak update lagi oleh pengembangnya.

Kemudian saya dapat kabar bahwa ada fork dari VestaCP yakni HestiaCP. Hestia lebih update dan juga banyak fitur-fitur tambahan. Panel tersebut dikelola oleh mantan kontributor dan juga mantan pengguna VestaCP.

Alasannya saya pindah ke HestiaCP, selain VestaCP tidak update lagi,  salah satunya karna tak bisa membuka webmail.

Nah, sehubungan dengan itu saya akan menjelaskan penyebab masalah yang terjadi pada email.

Masalah dan Penyebab Pada Email

Masalah yang saya maksud di sini adalah “tidak bisa mengirim email“, “tidak bisa menerima email” “pesan malah masuk ke spam” atau “tidak bisa membuka webmail.”

Pendapat pribadi, penyebabnya ada tiga alasan:

• Pertama kenapa tidak bisa membuka webmail? hal tersebut bisa saja disebabkan masalah dari sisi server, entah itu karna control panel atau program yang terpasang.
• Kedua, dari sisi kita pesan terkirim, namun pada email penerima pesan tak kunjung sampai? juga masalah masuk pesan masuk spam. hal ini bisa disebabkan karna DNS belum Anda atur dengan benar.
• Ketiga, kita bisa mengirim pesan, namun kita tidak bisa menerima email dari siapapun. Hal ini bisa disebabkan dari provider hosting yang Anda pakai, memblokir port SMTP.

Untuk cara mengatasi masalah-masalah diatas akan saya coba jawab satu persatu.

Cara Mengatasi Masalah Pada Email

1. Tidak bisa membuka webmail

Untuk mengatasi masalah ini, saya tidak bisa menjawabnya. Karna belum tahu semua tentang server dan juga control panel. Namun untuk saat ini, saya tidak ada waktu mempelajarinya, karna saat ini lebih fokus ke pembuatan konten.

Jadinya saya pindah ke HestiaCP saja, lagipula VestaCP sudah tak update lagi, dan demi keamanan juga.

2. Mengatasi Email Tak Bisa Mengirim/Menerima

Untuk mengatasi yang ini, pastikan Anda sudah dengan benar mengkonfigurasi DNS Record-nya.

1. Pertama untuk melihat semua DNS Record, buka menu DNS yang ada di HestiaCP, kemudian klik domain yang digunakan.
2. Selanjutnya buka DNS Management, di sini saya menggunakan Cloudflare. Bagi Anda yang tak menggunakan CDN, buka menu DNS Managament pada penyedia domain Anda.
3. Untuk menambahkan record, klik +Add Record kemudian pilih Type dan masukan Name dan IPv4 address yang sama dengan record yang ada di panel HestiaCP.

   

4. Nah, pastikan Anda menyalin dan memasukan record ini (MX, Webmail, Mail, DMARC, _domainkey, SPF, DKIM) ke DNS Management. Karna jika tidak, ibaratnya sama saja Anda belum mengaktifkan mail.

3. Mengatasi Email Yang Terkirim Masuk ke Folder Spam

Ada dua penyebab kenapa pesan yang Anda kirim malah masuk ke folder spam:

IP Address Bekas Spam

Jika server Anda bekas spam, pastinya pesan yang Anda kirim akan masuk spam. Untuk mengatasi hal ini, tidak cara lain selain mengganti server lain. Namun sebelum itu Anda bisa memeriksa IP Address server Anda disitus web ini:

• MXToolbox

Berikut pada screenshot diatas, IP punya saya 99% centang berwarna hijau, artinya aman untuk webmail

Nah jika disana banyak tanda merah, berarti IP server Anda berarti bekas orang lain dan memiliki reputasi buruk. Solusinya Anda harus mengganti ke IP lain dan carilah yang benar-benar bersih. Lebih bagus lagi kalau pakai dedicated server.

Adapun IP server Anda sudah terdeteksi “bersih” tapi masih masuk spam?. Pastikan Anda sudah mengkonfigurasi record SPF, DKIM, DMARC, MX & Domainkey seperti pada cara nomor 2.

Belum Meng-autentikasi Record DKIM dan SPF.

Kedua, karna Anda belum memasukan record SPF, DKIM dan DMARC ke DNS Management. Untuk langka-langkahnya Anda bisa melihat cara yang kedua.

Sedikit penjelasan tentang kegunaan record SPF, DKIM dan DMARC:

• SPF: Membantu server memastikan bahwa pesan yang berasal dari domain tertentu dikirim dari server yang diotorisasi oleh pemilik domain.
• DKIM: Menambahkan tanda tangan digital ke setiap pesan. Hal ini memungkinkan server penerima memastikan bahwa pesan tidak dipalsukan, dan tidak diubah selama transit.
• DMARC: Mengautentikasi pesan dengan SPF dan DKIM, serta mengelola pesan masuk yang mencurigakan.

4. Mengatasi Tidak Bisa Menerima Pesan

Bisa mengirim pesan, tapi menerima tak bisa? padahal Anda sudah memastikan semua record terpasang dengan benar.

Screenshot di atas adalah jawaban dari CS Vultr, setelah request unblock Port SMPT.

Nah, bisa jadi provider hosting yang Anda pakai, memblokir Port SMTP, seperti yang pernah terjadi pada penyedia VPS yang terjadi pada Vultr.com.

Untuk mengatasi hal tersebut tak usah khawatir, Anda bisa request unblock ke tim support. 

Pemblokiran port ini juga dilakukan oleh penyedia lainnya seperti Digital Ocean, jadi Anda bisa menghubungi customer service pada setiap masing-masing layanan. Kenapa harus request unblock? menurut pihak Vultr agar menghindari penggunaan spamming, berikut alasannya port yang diblokir oleh Vultr.

Penutup

Well, setiap masalah diatas berdasarkan pengalaman, jadi mohon maaf bilamana ada yang kurang.

Dengan masalah yang saya alami ini, hal tersebut membuat dikit demi sedikit menambah pengetahuan tentang server.

Oh iya, cara ini juga bisa Anda terapkan pada control panel lain juga ya, bukan hanya untuk HestiaCP saja. Pastikan juga server yang Anda gunakan terpasang Mail Server seperti Exim.

Semoga tips yang kami berikan ini dapat membantu, jika ada pertanaan Anda bisa menuliskannya pada kolom komentar bawah.